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Ville en vert

Poste d’adjoint(e) à la direction

patrouille en gmr

Sous la responsabilité de la directrice générale et de la directrice à la gestion de projet, la personne voit au bon fonctionnement des aspects administratifs et comptables de l’organisme et vient en appui aux autres membres de l’équipe afin d’accomplir la mission de l’organisme. La personne recherchée devra assurer les tâches suivantes, sans s’y limiter :

Ressources humaines:

  • Rédaction et publication des offres d’emploi
  • Participation à l’embauche du personnel (entrevues téléphoniques, entrevues en personne)
  • Accueil des nouveaux employés (contrat et politiques de l’entreprise) et formation
  • Entrée de données sur EmployeurD
  • Suivi Feuille de temps interne et Feuille de temps Employeur D
  • Vérifie les heures de travail d’employés temporaires
  • Gestion de congés des employés et absences
  • Responsable du dossier Santé et sécurité au travail ainsi que de la formation en secourisme
  • Gestion des demandes de subventions salariales
  • Organisation des postes de travail pour les nouveaux employés (ordinateur, téléphone, etc.)
  • Organisation et programmation des activités d’équipe
  • Suivi d’évaluations des employés
  • Organiser les rencontres d’équipe et de comités de travail (comité boutique, comité RH)
  • Communications internes (infolettre interne, nouveautés projets, produits boutique, matériel: imprimante, etc.

Gestion financière :

  • S’assurer que les fonds et dépenses sont attribués aux projets respectifs
  • Procéder aux paiements des fournisseurs (par chèque et par virement bancaire)
  • Préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à la banque
  • Gestion des remboursements des frais pour les employés (matériel, déplacements, cartes de crédit…)
  • Réception et paiement de factures
  • Gestion de la petite caisse
  • Suivi administratif des différentes subventions
  • Rédaction et suivi des factures aux clients et bailleurs de fonds
  • Gestion de comptes (Communauto, téléphone, internet)
  • Appui à la préparation des documents pour la comptabilité

Gestion administrative :

  • Prise de rendez-vous et gestion des agendas pour la direction
  • Gérer les dossiers de la direction, les classer et les archiver
  • Traiter, rédiger et/ou corriger la correspondance de la direction et de l’organisme et préparer divers documents pertinents
  • Tenir à jour l’agenda de la direction ainsi que son registre de déplacements
  • Répondre aux demandes de renseignements relatifs à la direction
  • Veiller au bon fonctionnement des outils de travail (accès au VPN, antivirus, logiciels, licences, etc.)
  • Gestion des demandes d’ateliers et envoi de prix :
  • Gestion de documentation interne/externe (arborisation) et standardisation de documents (rapports, factures, soumissions, offres de service)
  • Planifier avec la direction les diverses activités spéciales de l’organisme, incluant celles liées à la vie associative (assemblées générales, etc.) et à la promotion de l’organisme
  • Programmation et organisation d’activités du CA : réunions du conseil, AGA, etc.
  • Gérer l’organisation matérielle et technique des réunions, prendre des notes durant les réunions, rédiger les procès-verbaux
  • Recherche et analyse de fournisseurs pour l’organisme
  • Assurer l’approvisionnement en fournitures et matériel (papeterie, matériel de bureau, matériel informatique, etc.) et gérer l’inventaire pour cinq points de service
  • Assure les liens avec les fournisseurs lorsque requis
  • Propose différents éléments pour améliorer le fonctionnement administratif de l’organisme, crée ou réinvente les outils administratifs lorsque requis
  • Voit à l’organisation d’évènements et de réunions (salles, matériel, nourriture), y assiste au besoin, en rédige les comptes rendus et en assure le suivi administratif
  • Organise les rencontres du conseil d’administration
  • Au besoin, remplacer la direction aux activités de représentation de l’organisme
  • Participe, avec l’équipe, à l’entretien général du bureau
  • Toute autre tâche pouvant soutenir la direction et la gestion administrative

Aptitudes requises :

  • Capacité de travailler de façon autonome, de gérer ses priorités et de prendre des décisions par soi-même
  • Capacité de travailler en équipe
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Bonne capacité de rédaction et de synthèse
  • Certaines compétences et/ou connaissances spécifiques en lien avec la mission de l’organisme peuvent être exigées, mais sont toujours un atout

Compétences requises :

  • Informatique : maitrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ou de logiciels équivalents de traitement de texte ou de données, maitrise de l’Internet et du courrier électronique
  • Permis de conduire classe 5 valide
  • Un minimum d’un an d’expérience dans un poste similaire
  • La connaissance du milieu communautaire et/ou de l’économie sociale est un atout.

Conditions :

  • 28 h à 35 h par semaine, variable selon les besoins et les saisons
  • Travail occasionnel de soir ou weekend
  • Assurance collective après six mois
  • Salaire à discuter selon l’expérience
  • 2 lieux de travail : dans Ahuntsic-Cartierville et dans Villeray–Saint-Michel–Parc-Extension
  • Entrée en poste dès que possible

Faire parvenir un curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation ainsi que vos attentes salariales aussitôt que possible, mais avant le 11 mars à 9 h à par courriel à : emploi@nullvilleenvert.ca. Nous vous remercions à l’avance de déposer votre candidature. Veuillez toutefois prendre en note que Ville en vert communiquera uniquement avec les personnes sélectionnées pour fixer une date d’entrevue.

Aucune information supplémentaire ne sera donnée par téléphone ou en personne